4 étapes pour gagner du temps en séminaire
L’organisation d’un séminaire peut s'avérer stressante et angoissante alors que ce n’est pas une affaire compliquée…
Tout n’est en fait qu’une question d’organisation et de prévision ! Il s’agit d’un challenge aussi passionnant qu’inquiétant, mais avec une bonne check-list des étapes claires à respecter, vous pourrez l’organiser les doigts dans le nez.
Voici 4 astuces pour économiser votre précieux temps quand vous avez déjà un emploi du temps surchargé :
Établir un brief
Avant de vous jeter à l’eau sans savoir nager, fixez-vous un cadre de travail.
Du nombre de participants, aux dates, en passant par le budget, le lieu et le cadre, rien ne doit rester au hasard.
Pensez au thème souhaité, aux objectifs de l'évènement pour ensuite pouvoir budgétiser la répartition des coûts et définir une région visée spécifiques à son besoin. Une fois le cadre défini, la suite roulera sans problèmes.
Définir un rétro planning
Les tâches préparatoires sont plus qu’importantes pour la bonne tenue d’un séminaire.
Remontez le temps de la date actuelle jusqu’au jour J :
Exemple :
- Bien délimiter le contexte et les enjeux
- Réfléchir au thème
- Organiser le déroulé de la journée
- Missionner les uns et les autres.
- Préparez la liste des invités
- Envoyer les invitations dans la foulée
- Comptez les retours et enregistrez le nombre de participants
- Maillez le cahier des charges aux prestataires
- Comparez les différents devis puis sélectionnez votre partenaire
- Choisissez le bon lieu
- Réfléchissez aux animations
- Établissez les besoins techniques supplémentaires
- Pour pouvoir organiser la logistique
Le brainstorming
Lorsque tous les éléments énoncés plus haut sont mis en place, voici la troisième tâche, le brainstorming.
Une fois les lieux, les animations ou les thèmes posés, essayez de réfléchir à une plus-value pour votre séminaire placé sous le signe de la créativité ! Faites remuer vos méninges, lisez des articles en relation avec votre sujet sur Internet.
Une véritable veille est nécessaire à la réalisation d’un bon séminaire !
Utiliser les meilleurs atouts
C’est le moment de vous jeter à l’eau ! Les conseils donnés dans cet article vous serviront de brassards, mais ne vous empêcheront pas de dériver si vous ne concrétisez pas vos idées…
Internet recèle d’astuces pour pour vous aider, sachez que vous êtes toujours accompagnés. Pensez aux dernières ressources dont vous aurez besoin : réservation de salle, de traiteur, d'hébergements ou encore d’activités.
Vous pouvez maintenant déstresser, tout va bien va se passer !
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