Les 5 règles pour un séminaire réussi

L’anticipation est la clé pour la réussite d’un séminaire. On recommande de prévoir six mois pour préparer votre grand raout d’entreprise dans des conditions optimales. Ce temps vous permettra de revoir précisément les contours, enjeux de votre projet, et d’avoir suffisamment de latitude pour faire face aux changements de dernière minute. Fil rouge de l’organisation de votre rassemblement, son objectif est à définir avec précision également en amont : s’agit-il d’un objectif informatif, par exemple sur le déroulé de l’année à venir ? Ou plutôt relationnel, pour remettre du lien au sein de vos équipes ? C’est pourquoi il est essentiel de bien identifier le but, ainsi que la cible. Quelle est la destination de votre séminaire ? S’adresse-t-il à vos collaborateurs, à vos partenaires ou encore à vos clients ? Autant de questions indispensables à se poser pour mieux définir le format de votre choix et la répartition de votre budget.

Il existe autant de formats de séminaires que d’entreprises, soit pléthore. Après avoir défini l’objectif de ce rendez-vous – informatif, relationnel ou les deux –, vous pouvez avancer sur une étape essentielle : le format. Pour faire de votre événement d’entreprise un succès, il faut bien en comprendre les enjeux et les adapter à la durée de votre séjour. Séminaire de formation ou séminaire commercial, la durée se situe autour de un à trois jours. Un séminaire de direction pour avancer sur les questions stratégiques peut se réaliser sur une demi-journée ou deux jours complets. Plébiscité par les entreprises pour la cohésion de groupe, le séminaire dit « de motivation », ou « d’incentives », peut s’établir sur deux nuits

Le choix de la destination est un enjeu de taille, car c’est elle qui donnera le « la » d’une ambiance, d’une atmosphère, tour à tour studieuse ou propice au lâcher- prise. Impossible d’en faire l’impasse. Là encore, elle sera déterminée par vos objectifs préalablement établis. Si votre impulsion est principalement informative, optez pour un lieu pratique et calme, sur une journée qui permette à vos collaborateurs de rentrer chez eux le soir venu. Si votre motivation est de ressouder vos équipes, votre choix se portera naturellement vers un espace agréable et convivial, au sein duquel vous pourrez pratiquer diverses activités sportives ou culturelles. Un lieu de détente, qui nécessite un peu de transport, pour tisser des liens forts. Insolite ou prestigieux, au bord de la mer ou même à la montagne, un lieu qui réponde à un instant « t » à vos besoins de fédérer.

Si le séminaire est un levier formidable pour faire passer des informations sur l’actualité de l’entreprise, les objectifs à atteindre, donner une impulsion nouvelle, il est plébiscité pour sa cohésion d’équipe. Un séminaire, c’est idéal pour changer d’air. Et pourquoi pas se retrouver lors d’activités insolites pour découvrir ses collègues sous un nouveau jour ? Le fameux team building – soit littéralement « construction d’équipe » – est une source formidable de propositions originales. Dans un premier temps, il est nécessaire de définir le type d’activités qui correspondrait le mieux à votre séminaire. Les activités créatives font généralement l’unanimité : cours de cuisine, oenologie, atelier terrarium… Plutôt d’humeur sportive ? Là encore vous aurez l’embarras du choix : des classiques accrobranche ou course d’orientation aux plus énergiques quad ou rafting. À la mode, les versions ludiques (escape games) ou artistiques (improvisation théâtrale) feront renouer vos collaborateurs avec leur âme d’enfant. Vous pouvez également créer la surprise avec la présence d’un intervenant extérieur en lien avec les objectifs de votre séminaire – sportif, personnalité, entrepreneur –, l’occasion d’échanger autour de points de vue nouveaux.

En amont, n’hésitez pas à fédérer vos équipes avec une campagne de communication à la hauteur de l’événement. Partagez un rétroplanning, pourquoi pas avec un compte à rebours, faites monter l’excitation avec un programme défini mais aussi des activités à découvrir le jour J, des invités mystères. Le but étant que vos collaborateurs échangent autour du programme de façon informelle, pour créer l’envie. Si votre communication préalable est réussie, il faut aussi prévoir de communiquer sur l’événement a posteriori. Quelques jours après, imaginez un album de photos, un portfolio, un site avec des clichés du séminaire, qui seront l’occasion de remercier la direction ainsi que les salariés présents. Et de se donner rendez-vous l’année prochaine.