Quelle est la durée idéale pour une réunion ?

Cela fait maintenant 2h que vous êtes cloisonné dans cette salle mal climatisée, les yeux brillants de fatigue, ne pensant qu’au petit roupillon que vous allez faire si la réunion s’éternise. La bonne nouvelle ? Vous n’êtes pas le seul à avoir décroché, la mauvaise ? Vous êtes à l’initiative de cette réunion et pourtant vous n’avez enregistré que 5% des informations durant la dernière heure. Elle se classe donc dans la case « perte de temps ».

Le saviez-vous ?

Un cadre passe, en moyenne, 16 années de sa carrière en réunion, soit 5 840 jours. Partant de ce constat, mieux vaut travailler sa technique pour éviter le syndrome de la réunionite (réunion inutile) ou du burn-out. Soyons honnêtes, les réunions c’est cool, ça rassemble l’équipe, bla bla bla, ok. Mais 5 par semaine… « Tout est relatif au poste que vous occupez » me diriez-vous et vous auriez raison ! Il paraît que plus le salaire est élevé plus le temps passé en réunion est important, avis aux agoraphobes, restez stagiaire.

Toutefois, il est important pour votre communication interne, de pratiquer quelques réunions mensuelles afin d’aborder les points importants, les problèmes rencontrés ou encore préparer son équipe à un évènement particulier (Black Friday, Cyber Monday, Noël…). Mais alors, quelles sont les bonnes pratiques pour une réunion idéale ?

Une durée optimale

37,5 minutes, c’est, selon une étude américaine, la durée optimale pour une réunion.

Divisez les 60 minutes de votre temps de réunion habituel, ajoutez-y 5 minutes (pour les retardataires), vous obtiendrez le résultat escompté (entre 30 et 40 minutes en gros). Se forcer à respecter un temps donné vous contraint à aller droit au but. Artifices en tout genre, du balai ! Respecter cette durée et vous verrez que vos collaborateurs seront plus à l’écoute et se sentiront concernés du début à la fin, même les plus oisifs.

PS : Achetez un timer de cuisine, activez-le au début de votre réunion, lorsque le temps est écoulé, la réunion doit être clôturée.

Du nombre au chiffre

Nous comprenons votre souhait que tout le monde soit présent pour admirer votre magnifique diaporama accompagné de ses transitions incroyables, mais cela est contre-productif, malheureusement !

Mieux vaut réunir, uniquement les personnes concernées par le sujet (ou à la tête du projet) qui, elles, transmettront les informations importantes au reste de l’équipe. Un peu comme le rôle des délégués durant nos années collège, lycée. Vous imaginez une classe de 30 personnes durant un conseil de classe ? Ce serait une véritable anarchie. Bah dans le milieu professionnel c’est pareil.

Objectif clarté

Vous n’avez qu’un seul principe à retenir pour ce point : un collaborateur sera beaucoup plus effrayé par un point disposant d’une dénomination imprécise que s’il sait à quoi s’attendre. Sur cette dernière, il pourra donc faire ses armes et apporter une réflexion constructive lors de la réunion.

En d’autres termes, prévenez vos collaborateurs des points que vous allez aborder, et mettez-y un peu du vôtre : soyez précis dans vos argumentations (ajoutez une phrase d’explications si besoin).

Action, réaction

Cela fait maintenant 1 semaine que vous avez prévu une réunion, tous vos collaborateurs sont disponibles mais, malgré vos argumentations précises, une personne demande plus de renseignements. Ne soyez pas ce responsable aigri d’avoir passé son week-end au lit à cause d’un vulgaire rhume, évitez-lui la remontrance du genre « l’intitulé de mon mail est assez précis je pense, je vous prie d’attendre le jour donné pour en parler plus précisément ». A part si le sujet est top secret, aidez votre interlocuteur à mieux comprendre vos attentes, il pourra préparer au mieux la réunion de son côté.

Théâtralité

Nous ne vous demandons pas d’incarner le rôle de ce cher Charlie Chaplin pour captiver l’attention de votre auditoire, essayez juste de mettre du rythme, de la couleur dans votre présentation, le mot d’ordre : dynamisme. Vous devez garder l’attention de l’ensemble de vos collaborateurs pendant ces 30 à 40 minutes. Laissez vos collaborateurs vous couper pour entamer un débat, ou poser une question, vous ne maîtriserez que mieux votre temps. Et pourquoi ne pas essayer la réunion debout ou « stand up meeting » par exemple ? Osez nouveau, sortez votre équipe de sa routine quotidienne, vous verrez ils vous remercieront.

Passion rédaction

Félicitations, votre réunion s’est déroulée sans accroc et tout le monde est encore en pleine forme ! Maintenant que vos interlocuteurs se sont redispersés à travers l’open-space, il est temps de rédiger un compte-rendu de réunion car oui, malgré la confiance que vous avez envers chacun de vos collaborateurs, vous ne serez jamais mieux servis que par vous-même. Mieux vaut prévenir que guérir ! Autrement dit, rédigez un récapitulatif à destination des participants pour que tout le monde dispose bien des mêmes informations. Objectif : compréhension 100%, quiproquos 0%.

En conclusion

Vous êtes le seul commanditaire du bon ou mauvais déroulement de votre réunion, n’hésitez pas à tenter, vous n’avez, de toute façon, rien à y perdre mais tout à y gagner ! N’hésitez pas à intervenir et à orienter la réunion comme vous le souhaitez pour que celle-ci respecte le temps que vous vous êtes fixé. Nous vous laissons 1 mois entier pour tester nos conseils, et attendons avec impatience vos retours ! Nous, on a testé, ça a marché pour nous !